6 dicas para fazer uma boa gestão de estoque

Uma boa gestão de estoque é essencial para o sucesso de qualquer empresa, e com as farmácias não é diferente. Controlar o estoque de produtos, principalmente dos medicamentos, faz com que a farmácia tenha total acesso do que entra e sai todos os dias. Atualmente, há diversas ferramentas que podem auxiliar neste trabalho. Como o uso de leitores de códigos de barras e softwares de gestão de loja.

A gestão do estoque precisa ser feita de maneira consciente para atrelar custos e benefícios. Além de garantir o atendimento dos clientes. Isso permite que o proprietário tenha uma visão ampla de todos os produtos da sua farmácia.

No ramo farmacêutico, praticamente todos os produtos possuem prazo de validade que é preciso ficar atento. A má gestão de estoque pode resultar em prejuízos financeiros devido ao prazo do vencimento.

Fiscalize a entrada e saída dos medicamentos

Assim que você receber a mercadoria, certifique-se de que o ambiente está preparado para a descarga. Uma boa gestão de estoque também passa pelo cuidado no processo de recebimento das mercadorias.

Tenha a nota fiscal em mãos. Confira as datas de fabricação e de validade, quantidade recebida, as condições das embalagens e do veículo que fez o transporte da mercadoria. Aqui é importante ter uma equipe preparada para este recebimento.

Lembre-se que para obter uma gestão de estoque eficiente é preciso se atentar a todos os detalhes. Isso inclui desde o momento da chegada dos medicamentos até a saída. Você pode automatizar o processo investindo em um software de gestão do estoque. Faça uma pesquisa para encontrar o que melhor se encaixar no seu negócio.

Avalie frequentemente a qualidade dos produtos e dos fornecedores e fique atento às condições de pagamento, isso pode influenciar na hora de vender aos clientes.

Atente-se às datas de vencimentos

Vender medicamentos vencidos pode prejudicar gravemente a imagem da farmácia perante o consumidor e também causar problemas junto aos órgãos fiscalizadores. O ideal é ter um funcionário responsável por verificar as datas de vencimentos de todos os produtos, principalmente os medicamentos controlados, como os psicotrópicos e antimicrobianos.

Na gestão do estoque, tenha a garantia de que o primeiro medicamento que entrou seja o primeiro a sair. Assim facilita o fluxo de produtos na loja e você evita o aumento das perdas.

Faça inventários periódicos

É importante realizar a contagem de produtos, ou inventário, para manter a qualidade da gestão do estoque. É recomendável que se faça a cada três meses e de preferência que se tenha um processo definido para registros dos responsáveis.

Isso varia de acordo com o tamanho da sua farmácia, a rotatividade de medicamentos e a sua preferência na hora de se organizar. O que precisa ficar claro é que é extremamente importante para uma boa gestão do estoque fazer o inventário com frequência para perceber as inconsistências e alinhar os procedimentos no PDV.

Liste os produtos com maior e menor saída

Sem uma boa gestão de estoque você correrá o risco de investir em uma quantidade maior ou menor do que o necessário em certos produtos. Leve em consideração o fluxo de vendas por meio da análise baseada na Curva ABC.

Na gestão do estoque o gestor precisar ter informações detalhadas sobre quais medicamentos e produtos existem no estoque e a quantidade de cada item. Ao conciliar esses dados com a movimentação de vendas e a Curva ABS, é possível verificar a periodicidade das compras e determinar o estoque mínimo e máximo de cada item.

Tenha o controle do estoque de insumos

Assim como o controle dos medicamentos, o estoque de insumos da farmácia também merece atenção. Sacolas, papel para bobina, panfletos, brindes, entre outros itens, precisam ter um nível mínimo de estoque pois são extremamente importantes na atividade da loja.

É interessante que o controle de estoque dos insumos seja feito separadamente dos medicamentos e produtos comercializados na loja. Você pode utilizar o software para isso ou planilhas eletrônicas.

A gestão de estoque de insumos deve ser feita periodicamente para que as vendas ou promoções não sejam prejudicadas por falta de materiais na loja.

Invista em treinamentos

Um dos passos cruciais para obter excelência e progresso na gestão do estoque é treinar a equipe. Cada funcionário deve saber quais são as suas atividades no dia a dia. É papel do gestor fazer para cada colaborador um responsograma que contenha um descritivo das atividades a serem desempenhadas e como desenvolver o seu trabalho.

Lembre-se que tudo deve ser dito com muita clareza e que o entendimento deve ser mútuo para que cada colaborador tenha consciência do impacto de cada atividade no todo do funcionamento da loja.

O treinamento da equipe é fundamental para que todos os colaboradores possam atender da melhor forma os clientes, utilizando um software de gestão para manter o estoque dentro do padrão, além de unificar processos para que todos estejam envolvidos no trabalho.

É imprescindível que toda a equipe saiba realizar os procedimentos necessários para o recebimento de produtos. Além disso, todos devem saber acompanhar o estoque no sistema, principalmente para que o comprador possa trabalhar com tranquilidade. O ideal é que cada pessoa tenha suas responsabilidades definidas e que o gerente da loja faça o acompanhamento dessas demandas dos colaboradores.

Aproveite essas dicas para utilizar na gestão de estoque da sua farmácia e atingir melhores resultados, evitando prejuízos e outros problemas para o seu negócio. Não esqueça de registrar todas as entradas e saídas de produtos, pois isso ajudará a levantar as informações sobre as necessidades e demandas da farmácia.

A boa gestão de estoque, feita de forma eficiente, assegura o posicionamento da loja na região onde atua e ajuda a sua farmácia a estar mais preparada para enfrentar os desafios do mercado, conquistar a fidelidade do cliente e se destacar da concorrência.