A importância da organização na operação de caixa

Utilizar o caixa para as operações diárias podem trazer inúmeras vantagens ao seu negócio. Além da melhor distribuição de tarefas dentre os funcionários, a segurança e organização é priorizada a todo momento.

Com um esquema de centralização de pagamentos, é possível evitar que o operador de vendas se onere também com a função de recebimento. Também é possível polarizar a responsabilidade pela parte financeira, diferenciando-a do ato da venda.

Além disso, direcionar clientes para um setor específico do estabelecimento pode ser uma ótima estratégia de marketing, induzindo e oferecendo produtos que, por muitas vezes, são ignorados pelos clientes.

Devemos lembrar que o cliente continua em atendimento até a saída de seu estabelecimento, dessa forma, o operador de caixa precisa ter qualidades para manter a cortesia, agilidade e organização de sua gaveta. 

Veremos algumas dicas e soluções fáceis para uma boa operação do caixa e sucesso do seu negócio.

A centralização

Realizar uma boa divisão de tarefas é uma estratégia comum no trabalho em equipe. Quando feita com sucesso, é possível detectar erros de forma mais fácil e corrigi-los rapidamente.

Financeiramente, o uso da gaveta de caixa por apenas um operador trará maior segurança a sua loja. Isso acontece, pois há uma restrição no número de pessoas com acesso ao montante, além da diminuição de tarefas do vendedor. Estes hábitos, irão evitar trocos e acertos incorretos ao cliente.

A escolha de um profissional de caixa irá tirar a sobrecarga e responsabilidade extra dos vendedores, possibilitando assim que os mesmos desempenhem melhor seu papel no atendimento ao cliente. Em paralelo, operações de entradas e saídas do caixa, terão toda a atenção necessária por parte do operador.

Ainda falando sobre a sobrecarga de funcionários, alguém específico para receber de seus compradores pode ajudar na cordialidade. Manter um bom atendimento desde a recepção do cliente, até sua saída pode garantir a fidelização. 

Ao ter todos os clientes passando obrigatoriamente por um mesmo lugar, é possível adotar estratégias de vendas. Produtos do varejo que geralmente não são o foco principal do estabelecimento, podem chamar a atenção do cliente enquanto ele aguarda. Aposte em uma organização e perceba os resultados.

Como operar o caixa?

A operação do caixa é tratada geralmente em quatro etapas. Essas resumem a rotina dos operadores;

Abertura

O momento da abertura pode estar ligado ou não ao início das atividades no estabelecimento. Isso pois, a troca de turnos entre os operadores deve resultar em um fechamento para nova abertura do caixa. Na abertura é registrado o saldo inicial do caixa, normalmente um valor pequeno em espécie para facilitar o troco.

Operação

Durante a operação do caixa, cabe ao profissional responsável receber os valores das mais diferentes formas de pagamento. Esse momento exige atenção e organização para que a gaveta esteja sempre batendo com o valor de vendas realizadas. 

Lançamentos

Durante a operação, podem também ocorrer trânsito de valores sem referência às vendas. Estes também chamados de “lançamentos”, são uma estratégia de organização e até mesmo segurança da loja. Ao detectar um valor muito alto no caixa, pode ser realizado a sangria, levando os valores para o cofre ou para depósito. Retirada de valores para despesas operacionais e pagamento de funcionários (vales e comissões) podem ser atribuídos a essa etapa.

Fechamento

O momento final do caixa é também o que mais acumula erros. Neste, o operador deve conferir a sua gaveta de caixa e compará-la ao valor de vendas do dia. Porém, geralmente é nesse momento que são detectados os erros de todas as etapas anteriores. A contagem, soma e conferência dos relatórios deve ser feita com o máximo de atenção. 

Livre-se de papéis!

A era digital nos permite eliminar quase completamente as anotações manuais. Com um software de gestão de caixa, é possível organizar, conferir e armazenar tudo de forma rápida e confiável.

Tenha um bom software de gerenciamento para sua loja, os melhores do mercado possuem um sistema de caixa integrado que facilita a operação e conferência. 

Desde o momento da abertura até o fechamento, o software pode ajudar o operador a manter a organização. Com baixa nas vendas, opções de lançamentos financeiros e conferências por meio de relatórios, o sistema pode criar uma estrutura completa de toda a operação, ajudando assim, a detectar erros na operação.

O armazenamento de dados e posteriores consultas se torna mais fácil, pois todos os relatórios estarão armazenados no banco de dados.

Aposte na organização da loja e contratação de um software de qualidade. Essas decisões irão influenciar diretamente a saúde financeira do seu negócio e a satisfação de seus clientes.