O gerenciamento de acessos na segurança do sistema

Imagine um condomínio sem portaria ou que não pegasse informações de quem entra. Qualquer um poderia fazer o que quisesse e isso comprometeria a segurança do local, não responsabilizando ninguém por perdas ou danos.

Apesar de não garantir a segurança da informação, um Gerenciamento de Acesso aos seus dados, pode dificultar processos de roubo de informações e até mesmo operações indevidas no estabelecimento.

Assim como em um condomínio residencial, o acesso ao seu sistema deve ser controlado e monitorado o tempo todo. Um sistema aberto e sem gerência representa uma liberdade perigosa a qualquer pessoa que tenha acesso ao computador, o que pode trazer problemas ao seu negócio.

Desta forma, um bom Sistema de Gestão irá sempre contar com um bom Gerenciamento de Usuários e Acessos, garantindo ajustes e o controle minucioso.

Porque controlar acessos?

O gerenciamento dos usuários e acessos na sua empresa irá garantir a segurança em todos os pontos. Desde acesso de indivíduos não pertencentes ao quadro de funcionários, até informações administrativas que não devem ser consultadas pelos operadores. O sistema pode prevenir visualizações indevidas.

Além disso, a responsabilização do funcionário em caso de erros ou operações falhas no sistema se torna mais fácil e assertiva. Isso se deve ao registro dos dados de qualquer usuário que realize mudanças no software. Sejam elas quantitativas como estoque e preços, quanto informativas, como dados cadastrais de clientes e produtos.

Sendo assim, não há um lado negativo em realizar a gerência dos usuários e acessos no sistema.

Boas práticas ao definir acessos

Uma das grandes vantagens em controlar acessos é restringir áreas do sistema que não são necessárias a todos os funcionários. Por isso, listamos algumas boas práticas para ajudar na organização na loja.

1. Cada um com sua identificação

Não crie usuários genéricos como “vendedor” ou “operador de caixa”. Isso pode facilitar na definição dos acessos, porém, como haverão vários funcionários no mesmo usuário, não será possível identificar o operador exato. Sendo assim, sempre crie um usuário para cada funcionário na loja.

2. Crie grupos

A melhor maneira de organizar os funcionários é pela função deles na loja. Para isso, crie grupos como; operadores de caixa, vendedores e gerentes. Isso irá facilitar tanto ao permitir algum acesso, como restringir todo um conjunto de usuários de uma só vez.

3. Deixe que a senha seja definida pelo funcionário

Como a senha será pessoal e intransferível, o melhor a ser feito é que ela seja definida pelo próprio funcionário. Esse processo irá se certificar de que apenas ele poderá fazer alterações e registros com seus dados.

4. Centralize as permissões na gerência

Quando o sistema barra alguma informação devido ao controle de usuários, ele permite uma exceção caso alguém com permissão coloque a senha. Isso pode ser usado em caso de descontos ou alterações cadastrais autorizadas pela Gerência. Sendo assim, centralizar os acessos no gerente de confiança trará controle para sua loja.

5. Escolha um software de qualidade

Como o controle de acessos só é possível com um bom software de gestão, escolha um bom sistema para garantir a segurança do seu estabelecimento.

A responsabilidade do usuário 

Vimos que um bom controle de acessos pode garantir a boa usabilidade e segurança do sistema, mas qual seria a parte do funcionário em todo esse processo?

Bem, é função de quem opera o sistema manter a integridade dos dados ao mesmo nível da confiança que lhe é passada. Por isso, além de cuidado nas operações do sistema, o usuário deve manter sua senha pessoal sobre conhecimento apenas dele próprio. Isso irá garantir que as responsabilidades dele sejam intransferíveis.

Não compartilhar senhas irá garantir a segurança do funcionário e do estabelecimento na hora de qualquer eventualidade, como falhas e erros que precisam ser identificadas e responsabilizadas, impedindo que outros sofram as consequências.

Não há desvantagens em controlar os acessos dos funcionários na loja. Além de promover a segurança para o estabelecimento e funcionários, a gerência desses dados irá garantir que o responsável por qualquer eventualidade seja identificado.

Com um bom software, o processo será mais fácil e dinâmico, permitindo que sejam ajustados às mais diversas permissões e, gravando cada operação realizada.