Para onde está indo o dinheiro da minha farmácia?
Nos últimos 4 anos um levantamento realizado junto a mais de 7.000 empresários de farmácia mostrou que a grande maioria das empresas não dispõe de controle financeiro realizado em gerenciador financeiro automático.
O que é um gerenciador financeiro automático?
É um software utilizado para registrar a movimentação financeira da empresa e compara-la com a movimentação da (s) conta (s) corrente (s) de forma que se faça a chamada reconciliação bancária. Interessante observar que muitos dos sistemas de gerenciamento de farmácias e drogarias exibem função de controle financeiro e até prometem o funcionamento pleno de tais aplicações, no entanto, a imensa maioria dos empresários do ramo apontaram não utilizar os mesmos em função de inúmeras dificuldades de entendimento e falhas nos cálculos dos mesmos. Outro agravante é que muitos sequer aceitam a importação do extrato bancário para conciliação.
Mas, se as farmácias não estão utilizando tais recursos, onde é feito o gerenciamento financeiro das mesmas?
Uma boa parte se utiliza de planilhas Excel pré-programadas para registrar a movimentação financeira e obter o saldo final. Até aí nada de errado, não fosse a necessidade de adotarmos ferramentas que nos permitam maior agilidade e precisão na tarefa de acompanhar os saldos das contas bancárias e acompanhar os fechamentos diários de caixa da empresa, mas principalmente permitir a reconciliação dos valores com a conta bancária.
É imprescindível a utilização de um software de Gerenciamento de Contas Bancárias para fazer o acompanhamento da conta da Farmácia e que permita as reconciliações automáticas (ler o extrato bancário).
Todos os Pagamentos a Fornecedores (pagamento futuro e presente), Despesas e Depósitos realizados em Conta Corrente Bancária deverão ser inseridos neste Gerenciador. Diariamente deve ser realizado a “conciliação” dos valores de saldo da Conta Corrente Bancária com o saldo do Gerenciador Financeiro. Este procedimento garantirá a exatidão da movimentação de valores e a certeza de que não houve nenhuma operação errônea por parte do banco. Outra importância desta ferramenta é o controle de Despesas. As categorias de despesas e os seus respectivos pagamentos devem ser cadastradas no Gerenciador Financeiro.
Dessa forma, no final do mês um relatório de Despesas por Categorias será de suma importância para a obtenção dos demonstrativos de lucros e perdas e demonstrativos de fluxo de caixa.
O Gerenciamento do Cofre Administrativo da Farmácia
O Setor financeiro deverá ter na sua retaguarda um Cofre Administrativo, aonde deverão ocorrer pagamentos e entradas de dinheiro em espécie. Algumas operações de pagamento de despesas em dinheiro e ainda “suprimentos” do cofre da gerência deverão sair deste controle financeiro.
Diariamente o encarregado pelo Setor Financeiro deverá confrontar os valores das vendas que foram originadas no sistema informatizado da Farmácia com os valores que foram depositados pelo Caixa da Farmácia na Conta Corrente Bancária. Não poderá haver diferenças entre esses valores, devendo para cada Caixa que foi fechado na Farmácia haver um deposito ocorrido na Conta Corrente. A sincronia desses valores irá garantir que todo o dinheiro originado das vendas foi fielmente depositado na Conta Corrente da Farmácia, ou seja, que não houve desvios de verbas.
Pagamento das obrigações mensais (despesas) e Boletos Bancários
Cada pagamento de qualquer origem deve ser agendado pelo encarregado do Setor Financeiro. É recomendado que se utilize a facilidade do agendamento, que são oferecidos pelo sistema bancário. Os boletos bancários que acompanham as Notas Fiscais de Entrada de produtos devem ser agendados para pagamento no ato da entrada da Nota Fiscal. Dessa forma, evita-se que haja discrepâncias e esquecimento do pagamento.
Importância dos dados originados:
A somatória da Receita Total e da Despesas Totais obtidas no mês é de grande importância para o cálculo dos resultados financeiros da Farmácia. Para que estes dados possam ser confiáveis e fidedignos é necessário que a Farmácia possua uma Conta Corrente bancária que seja somente destinada a ela. Não é concebível que se utilize essa conta corrente para qualquer outra operação que não seja originada da Farmácia. Este procedimento garantirá a obtenção de dados importantes que foram mencionados anteriormente e coincidirão com os valores originados na emissão dos Cupons Fiscais. O Saldo de Fluxo de Caixa da Farmácia é obtido através do cálculo dos dados financeiros originados da Conta Corrente e da Conta Cofre da Farmácia.
O investimento em um bom sistema de informática para a Farmácia é fundamental e decisivo para que o gestor tenha sucesso no seu empreendimento.
Integração entre os Setores
Quando se faz a integração e a consolidação dos dados entre os setores da Farmácia, obtém-se informações importantes para a tomada de decisão. Um bom sistema deve integrar os diversos setores da Farmácia.
Dados administrativos e financeiros
Um sistema só tem razão de existir se for capaz de fornecer dados confiáveis e objetivos sobre a administração da Farmácia. Em todos os setores que foram descritos até aqui a participação de um bom sistema de software é fundamental. Fornecer dados claros e objetivos e facilitar a administração da Farmácia é o papel principal de um sistema. Quando se insere todas as Vendas e todas as Entradas de Produtos em um sistema informatizado quer dizer que o sistema foi alimentado de dados. Se isso ocorreu, o sistema tem a obrigação de fornecer dados concretos e confiáveis, e mais: espera-se uma análise crítica do sistema em relação ao negócio que é controlado. Se o sistema não atende a estas necessidades substitua o software da Farmácia e procure um que realmente atenda a essa premissa.
Garanta que Você tenha ferramentas confiáveis para controlar o fluxo de dinheiro na sua empresa e o saldo final coincida com a (s) conta (s) bancárias.