Seja um consultor farmacêutico e saiba como planejar seu consultório

Segundo dados do Censo Demográfico Farmacêutico, desenvolvido pelo ICTQ – Instituto de Pesquisa e Pós-Graduação para o Mercado Farmacêutico, de 2017, naquele ano já haviam mais de 1.400 consultórios farmacêuticos em todo o País, que funcionavam dentro e fora de farmácias.

Desde a publicação das Resoluções 585 e 586, em 2013, pelo Conselho Federal de Farmácia (CFF); e da Lei 13.021/14 surgiu uma forte tendência entre os farmacêuticos e empresários do setor para montar seus consultórios e passar a fazer atendimentos à população, prescrevendo medicamentos e aplicando vacinas, entre outros serviços farmacêuticos.

Devido a isso, consultórios farmacêuticos se tornaram empreendimentos que podem trazer bastante rentabilidade, além de facilitar o acesso da população à saúde de qualidade.

Entretanto, montar um consultório não é uma tarefa muito fácil. Para o professor do Centro Universitário do Rio Grande do Norte (UNI-RN), Marcelo Arcanjo, o planejamento estratégico auxilia o farmacêutico a estabelecer o rumo a ser seguido pelo seu estabelecimento de saúde, com vistas à otimização da relação do consultório farmacêutico com o ambiente em que se insere.

“A tradução do planejamento em ações estratégicas conduz o posicionamento da farmácia frente à concorrência e ao alcance da sua visão de futuro, ou seja, o seu estado desejável no mercado. Assim, é imprescindível que o profissional farmacêutico busque clareza e definição da identidade organizacional do consultório estabelecendo a sua missão, visão e valores, bem como realizando uma minuciosa análise de ambientes interno (forças e fragilidades – ou pontos de melhoria – do estabelecimento) e externo (oportunidades e ameaças do mercado)”, explica.

O farmacêutico, consultor e palestrante de Gestão e Marketing, dr. Amilson Alvares, complementa e enfatiza que, antes de tudo, para desenvolver um bom plano de negócios para um consultório farmacêutico, dentro e fora da farmácia, são necessários estudos por meio de uma empresa especializada no setor de estruturação e abertura de negócio e montagem de consultórios farmacêuticos, o que existe muito pouco no mercado brasileiro, por ser um segmento novo e estar em fase de implantação, testes e experiências.

“Inicialmente, para os mais conservadores, aconselho a começar seu consultório dentro de uma farmácia, principalmente porque grande parte do público da farmácia é formado por possíveis clientes transformados em pacientes para o consultório. No entanto, é necessário seguir detalhadamente a construção de um plano de negócios com planejamento estratégico e usar de todas as ferramentas que o mercado fornece para análise, evitando, assim, a maioria dos erros recorrentes na abertura de um novo estabelecimento”, enfatiza Alvares.

Já o advogado tributarista, Fernando Ribeiro, faz questão de lembrar sobre a importância do regime tributário ideal nesta fase inicial. “Para que o farmacêutico possa escolher o melhor regime para seu consultório, ele deve primeiro realizar projeções observando a atividade empresarial que será desenvolvida, o faturamento projetado, as mercadorias, a folha de pagamento esperada, entre outros fatores econômicos que forem relevantes ao resultado. A partir dessas informações será possível definir qual o melhor regime tributário”, complementa.

Indicadores no gerenciamento de um consultório farmacêutico

Mas, afinal, como tocar os primeiros dias do negócio? Arcanjo lembra um dos mais importantes autores sobre a administração moderna, Peter Drucker, que ajudou a disseminar o pensamento de que “o que não pode ser medido, não pode ser melhorado”. Sua frase remete à utilização de indicadores como ferramenta de medição de desempenho, de maneira quantificável, buscando entender se os objetivos estão sendo atingidos e identificando a necessidade de adoção de medidas corretivas.

Dessa forma, para a maximização de resultados de um consultório farmacêutico, podem ser adotados os indicadores de produtividade:

• Número de consultas farmacêuticas agendadas;
• Número de atendimentos realizados;
• Tempo médio de duração da consulta;
• Taxa de retorno de pacientes (número de retornos de pacientes após a realização da consulta; intervalo médio de agendamento de retorno; e nível de fidelização de pacientes);
• Novos pacientes (número de novos atendimentos e identificação do meio pelo qual eles tiveram o conhecimento do serviço prestado pelo consultório farmacêutico);
• Faltas e cancelamentos de consultas (número de consultas agendadas e não realizadas pela ausência do paciente ou pelo seu cancelamento); e
• Nível de satisfação dos pacientes (o índice satisfatório dos pacientes com os serviços prestados no consultório farmacêutico pode ser compreendido por aspectos diversos que vão desde a limpeza do local à confiabilidade de entrega dos benefícios prometidos na execução da consulta).

“Essas ações poderão ajudar a definir e reforçar estratégias de propagação e consolidação do consultório no mercado. É importante ressaltar que estes não são os únicos indicadores existentes, e a métrica de avaliação e melhoria podem (e devem) ser ajustadas de acordo com a realidade de cada estabelecimento”, reforça Arcanjo.

Ele ainda lembra que, segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micros e Pequenas Empresas (Sebrae), a lógica do ponto de equilíbrio mostra que, quanto mais baixo for o indicador, menos arriscado é o negócio. Para ele, é natural que no início das atividades do consultório farmacêutico haja despesas elevadas em decorrência dos investimentos iniciais com reformas e adequações de layout e espaço físico do estabelecimento, como: aquisição de equipamentos e utensílios, capacitação e maximização de habilidades e competências profissionais, divulgação do serviço, dentre outros.

“Não obstante, o fluxo de adesão ao consultório pelos novos pacientes cresce de maneira gradativa e a entrada de dinheiro em caixa tende a acontecer neste mesmo ritmo. É relevante para a empresa o acompanhamento e controle contínuos dos parâmetros: receitas (valores recebidos) e despesas (custos fixo e variável). Portanto, um negócio revela-se mais competitivo e com melhor rentabilidade frente aos concorrentes quando apresenta um menor ponto de equilíbrio, ou seja, quando possui os seus custos mais relacionados à operação (custos variáveis) do que à sua manutenção (custos fixos)”, diz o professor.

Melhor local para se abrir um consultório farmacêutico

Segundo Alvares, para a escolha do lugar ideal para abrir o consultório farmacêutico, é necessário uma análise do cenário, como macroambiente e microambiente. “No macroambiente devemos estudar a região geográfica, as condições econômicas e sociais da população, o perfil do público-alvo, condições políticas, concorrência, definir nossas oportunidades, ameaças e tudo que vai interferir em nosso negócio, agora ou futuramente”, orienta.

“No microambiente, tenho que olhar para dentro do meu consultório, como colaboradores, equipamentos, serviços prestados, processos a serem desenvolvidos, estratégias do negócio para ter sucesso e acompanhar os indicadores, para manter ou mudar as estratégias”, comenta Alvares.

Sobre os produtos a serem oferecidos, o ele considera os serviços farmacêuticos, os procedimentos clínicos e os atos ali executados: “Acredito que para ter uma demanda satisfatória o farmacêutico terá que aproveitar todo portfólio de oportunidades que engloba as atividades farmacêuticas, garantidas nas resoluções do CFF e pelas RDC da Anvisa, para que possa ter ampla oferta de serviços na criação de uma carteira de clientes que venha a trazer equilíbrio e prosperidade financeira ao local”, define ele.

Planejamento financeiro do estabelecimento

Planejamento financeiro é indispensável para qualquer negócio e, para o bom desempenho de um consultório farmacêutico, a realidade não é diferente. A base para realização de um efetivo plano de um estabelecimento do segmento passa pela ciência e a atenção de tudo aquilo que entra e sai de dinheiro do estabelecimento.

“Desse modo, é intuitivo que, para a garantia da saúde financeira do consultório, esta balança apresente maior peso para a entrada de receita financeira em detrimento dos gastos. O bom controle e registro financeiro faz com que as finanças do consultório sejam medidas e, consequentemente, possam ser melhoradas e otimizadas”, ressalta Arcanjo.

De acordo com ele, os custos – que podem ser fixos e variáveis – devem ser bem monitorados e, sempre que possível, reduzidos. Assim, despesas fixas como aluguel, tarifas de energia, água, telefone, internet, materiais de expediente (papel, canetas, grampos etc.), publicidade e propagandas, serviços de informática, contábeis, dentre outros, devem se manter em níveis reduzidos e bem controlados, uma vez que, independentemente do farmacêutico estar trabalhando muito ou pouco, atendendo muitos pacientes ou não, estarão contabilizando gastos mensais à atividade.

“Já os custos variáveis são despesas que ocorrem proporcionalmente ao faturamento, ou seja, serão maiores ou menores, de acordo com o desenvolvimento da atividade no consultório”, enfatiza o especialista.

Quando o assunto é planejamento financeiro do consultório farmacêutico, muitas perguntas são comuns. Uma dúvida sempre frequente é sobre a questão das consultas. Alvares explica que primeiro o profissional farmacêutico precisa definir a tabela de preços a cobrar por tais serviços, procedimentos e consultas, pontuando a importância de que esses valores sejam determinados para cada serviço prestado.

“Para definir estes valores, o farmacêutico deve calcular o valor do salário, uso da infraestrutura, depreciação de equipamentos e imobilizados, todas as obrigações sociais, lucro almejado, impostos federais e municipais pagos pelos serviços, o valor do conhecimento e a responsabilidade de efetuar cada serviço, além de um seguro de possíveis ações por danos físicos e moral. Deve levar em consideração ainda a inadimplência, taxa de ocupação, entre outros”, analisa ele.

Já com relação aos valores, Arcanjo tem uma visão mais analítica e defende que o serviço de cobrança para consulta farmacêutica passa pela etapa de validação, de maneira que há uma verificação do funcionamento dos processos do serviço e dos benefícios percebidos ao final da prestação dele, sob a ótica do paciente (o verdadeiro consumidor do serviço).

“Assim, essa fase de testes pode ser caracterizada como uma etapa de pré-operação e é justamente neste momento que o farmacêutico poderá testar, ajustar, melhorar e definir o serviço de consulta farmacêutica a ser inserido no seu negócio”, defende ele. Passado o período de validação e havendo clareza do produto e do serviço entregues ao seu paciente, é hora de cobrar pelo serviço prestado. Neste sentido, é importante haver, não apenas a cobrança financeira do serviço ofertado, mas a certeza do valor (benefício) proporcionado ao paciente, comunicando, inclusive, tais benefícios para que haja a valorização do serviço. “Mas, quanto deve ser cobrado pela consulta? Neste momento é que deve ser resgatado o levantamento dos custos fixos e variáveis, assim como a estimativa da remuneração por hora de um farmacêutico clínico, capacitado e apto para o desenvolvimento de tal atividade para, então, definir o preço da consulta”, afirma Arcanjo.

Redes sociais, divulgação e tecnologia

Na era das novas tecnologias e de um mundo completamente conectado, a divulgação por meio das redes sociais pode ser um aspecto preponderante no sucesso do consultório farmacêutico. Afinal, a transformação digital e a internet têm revolucionado e impactado diretamente os negócios nos cinco continentes. As redes sociais oportunizaram o encurtamento das distâncias físicas e relacionamentos, não apenas entre pessoas, mas também entre empresas e seus consumidores, alavancando e estendendo a jornada e experiência dos clientes e pacientes com os profissionais de diversos setores.

Arcanjo acredita que o uso das redes sociais possibilita uma inserção e um alcance anteriormente inimagináveis, e que permite uma demonstração consistente da qualidade e da diversidade dos serviços oferecidos em um consultório farmacêutico. Ele lembra que o investimento para a adesão a esta prática é significativamente mais acessível do que as mídias tradicionais (comerciais em TV, por exemplo) e se adequam ao perfil atual dos consumidores que estão cada vez mais conectados.

“Divulgar as práticas realizadas no consultório, levar informação relevante à comunidade e ao paciente, consolidar uma marca atrativa do estabelecimento onde é ofertado o serviço e, principalmente, engajar o público a acompanhar as novidades e atrações por meio dos canais disponíveis são estratégias interessantes na busca de um segmento de clientes potenciais do negócio. Tais estratégias ajudam no posicionamento da marca, seja ela por baixo preço, diferenciação na construção de valor e entrega de benefícios aos clientes ou mesmo por enfoque, buscando atender a um nicho de mercado específico”, reforça o farmacêutico.

Ele ainda acrescenta e pontua que é importante ressaltar que algumas regras de etiqueta virtuais são sempre bem vistas e acabam por causar uma melhor impressão ao público, como o uso adequado da escrita e da fala da língua portuguesa; uma interação respeitosa e não invasiva, buscando vigiar sempre e cuidar para expressar os valores e a boa educação do negócio, evitando, também, conteúdos controversos e polêmicos.

A tecnologia, atualmente, fornece suporte cada vez mais robusto e assertivo às demandas pessoais e organizacionais. Para o consultório farmacêutico, Arcanjo exemplifica que tal apoio pode ser dado por meio de um bom conjunto de softwares e hardwares, como é o caso de um programa de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), que otimiza o relacionamento com o paciente, gerenciando, também, a agenda de consultas.

“Além disso, há um programa com amparo legal nas resoluções do Conselho Federal de Farmácia, de acompanhamento clínico do paciente, com o registro e monitoramento da anamnese clínica, farmacêutica, nutricional e de atividade física, além de avaliação de parâmetros, sinais e sintomas das mais diversas patologias, com o acompanhamento de exames e perfil clínicos do paciente. Oferece, ainda, orientações sobre o uso racional de medicamentos, indicações, contraindicações, reações adversas, intervalo posológico, formas farmacêuticas disponíveis, nome dos medicamentos de referência e similar, bem como os seus fabricantes”, aconselha.

O farmacêutico lembra que é imprescindível o fato de dos novos aparatos tecnológicos serem um “meio” de suporte e não uma atividade “fim”, oferecendo um direcionamento aos serviços clínicos farmacêuticos aplicados em consultórios, sendo, de suma importância, o desempenho das habilidades e competências técnicas do profissional no exercício da prática clínica.

A importância da capacitação do farmacêutico

Sobre a capacitação e qualificação em assuntos que o profissional farmacêutico ainda não domina plenamente, Alvares afirma que essa é a base do sucesso. Para ele, que é um profissional renomado, o farmacêutico deve ser muito bom no que faz, ser o melhor, oferecer o serviço de mais alto nível, ser referência na região, fazer com que o marketing boca a boca trabalhe para o profissional da melhor forma possível.

“É fundamental mostrar aos pacientes que é conhecedor do serviço que está prestando e descrever os procedimentos em voz alta aos pacientes nos primeiros atendimentos, como explicações fisiológicas e farmacológicas do porque é necessário para aquele procedimento. Assim o paciente começa a valorizar o valor pago e perceber a qualidade de seu serviço”, sugere ele.

Por fim, Alvares reforça que todo investimento feito em qualificação, treinamento e conhecimento, se colocado em prática, com certeza terá bons frutos, e o grande problema é “sair da teoria e chegar à prática”.

“Existe um start que é muito difícil de ser acionado, mas se tiver um acompanhamento de uma consultoria que conhece os processos corretos, com certeza a rentabilidade financeira é certeira. Como eu sempre digo, é um oceano azul de oportunidades a montagem de um consultório farmacêutico com um profissional qualificado para trabalhar. Demanda existe muita, só é preciso identificar os pacientes e solucionar suas carências de serviços e procedimentos para atender às necessidades e resolver as doenças já diagnosticadas e não tratadas (ou desprezadas) de cuidados de um profissional de saúde, como no caso do diabetes, hipertensão, dislipidemia e problemas respiratórios, entre tantos outros também com carência de atendimento e cuidados”, finaliza Alvares.

Fonte: ICTQ